Vu la sensibilité que représente la facture, il faut s’assurer que de bonnes pratiques y sont respectées. Sans cela, une entreprise risque de perdre un certain temps à revoir si une facture a bien été éditée. Ou alors, à corriger des erreurs comptables sur un des nombreux éléments qui constituent une facture.
Mais pas de panique, nous allons voir à travers cet article, les pratiques indispensables pour gérer efficacement ses factures afin de maximiser votre temps et votre productivité.
1. Centraliser l’ensemble des factures
Si vos factures sont dispersées dans différentes plateformes comme les mails, Drive, ou encore en papier, vous allez rapidement vous perdre. Cela engendrera une perte de temps considérable pour tout rassembler et vérifier.
C’est pour cela qu’une gestion centralisée des factures est importante. Et cela pour deux raisons. La première est le gain du temps car la centralisation des factures donnera une meilleure visibilité pour l’entreprise quant à l’état de facture (payée ou impayée). La deuxième raison est une meilleure gestion des flux comptable et financier, de sorte que l’entreprise saura quelles sont les factures à recouvrer selon les échéances et les modalités de chaque facture et ses moyens de paiement.
2. Favoriser la facture digitale
La gestion des factures en papiers a beaucoup de limites et peut occasionner de nombreux risques, dont voici quelques exemples :
- Pertes de factures qui peuvent s’égarer ou se perdre.
- Vol de la part de personnes malveillantes.
- Endommagement du support papier ou déchirure.
- Nombreux frais : Impression, classification dans les classeurs, frais d’envoi etc…
- Rechercher une facture papier peut faire perdre un temps précieux
Pour des besoins légaux et juridiques, la facture papier continuera d’exister. Mais pour que vous soyez plus souples dans le volet facturation, il est préférable de mettre l’accent sur la facture digitale.
La facture digitale offre les avantages suivants :
- Les factures sont retrouvées en quelques clics et peuvent être éditées rapidement.
- C’est sécurisé car tout le monde n’y a pas accès.
- Une meilleure ergonomie.
3. Sécurisation et accès aux factures
De nos jours les risques de fraudes sont grands. Si vos factures tombent entre de mauvaises mains, cela peut impacter négativement votre entreprise. C’est pour cela qu’il est intéressant de sécuriser la gestion des factures à des personnes nominatives au sein de l’entreprise. Cela permet de garder une traçabilité pour la gestion des factures, et des personnes qui se chargent de la saisie et du paiement.
Cette transparence dans l’exécution vous permettra de vous laver de tous soupçons si une situation fâcheuse survient.
La gestion des accès permet d’avoir une main mise sur la gestion des factures. Cela se fait aisément avec la configuration des droits accès des utilisateurs sur l’outil de centralisation des factures via sur un logiciel de facturation. De la sorte, vous êtes certain que les interventions sur votre outil seront sécurisées et entre de bonnes mains.
4. Bonne gestion des relances
Vous serez amené parfois à relancer des clients qui ne vous ont pas encore payé. Les raisons pour qu’un client ou fournisseur ne paie pas à temps sont aussi multiples que diverses. Ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est que le rythme de relance ne sera pas le même avec un professionnel, un particulier ou une organisation. Il faut donc prendre en considération la spécificité du client, et en fonction de cela, prévoir un rythme de relance adéquat.
Avec un outil efficace de facturation se basant sur Cloud, vous pouvez facilement programmer vos relances. Vous n’aurez qu’à choisir le rythme de relance qui vous arrange, et le logiciel de facturation s’occupe de tout le reste, avec une gestion des relances simples et intuitives. Plus besoin donc de noter sur vos post-it les dates calendaires de relance, l’automatisation vous facilite le processus de relance.
5. Optimisez la base de données de vos clients
Il est indispensable de saisir les données convenablement, sous peine de devoir recorriger à chaque fois. Dans un outil de facturation vous pouvez le faire efficacement et en peu de temps. Si vous avez plusieurs clients, il vous sera difficile de les gérer manuellement avec des outils rudimentaires de la bureautique. L’automatisation des données vous procure plus de flexibilité et d’aisance dans la gestion de facture.
Disposer d’un logiciel performant de facturation vous permet d’avoir une bonne visibilité pour l’ensemble de vos clients, classés selon vos exigences. Par la suite, il vous sera possible d’éditer une facture en quelques clics pour tel ou tel client sans vous prendre la tête. L’édition d’une facture n’a jamais été aussi simple et rapide !
6. Simplifier le paiement de vos factures
Une simplification de paiement permet à vos clients de régler les factures facilement et selon leurs convenances. Dans cette optique, il faut prévoir les modes de paiements les plus populaires et les plus utilisés dans le marché. Cela permettra au client de disposer de toutes les commodités possibles afin d’effectuer un règlement. Les deux parties sont gagnantes si vous simplifiez le paiement de vos factures.
Tous les clients ne règlent pas leurs factures avec le même mode de paiement. C’est pour cela que leur diversité s’insère dans l’idée de proposer toutes les convenances possibles au client pour le règlement de facture. Et ainsi pour éviter des retards.
7. Suivre vos indicateurs de performances
Avec un logiciel de facturation performant, vous disposez de rapports automatisés et d’un tableau de bord vous permettant de suivre en temps réel vos indicateurs de performances. Ces KPI vous aident à prédire au quotidien les résultats financiers et prendre les décisions de gestion qui évitent les évolutions les évolutions négatives.
Par exemple, si vous êtes dans la distribution ou le Retail, il est essentiel de suivre votre CA par jour ou par semaine. Vous devez également surveiller le CA par produit pour repérer ceux qui se vendent le plus et engagez des actions en marketing pour ceux se vendant moins. Comment mesurer la performance de vos équipes commerciale si vous ne pouvez pas avoir en temps réel le CA par commercial ?
Manageo gère efficacement vos factures avec une interface claire et intuitive pour tous vos besoins. Avec ce logiciel de facturation, vous mettez tous les atouts possibles de votre côté afin de rendre la gestion des factures facile et rapide.
