L’entretien annuel ou entretien individuel est un rendez-vous incontournable au début de chaque année permettant de faire le bilan de l’année écoulée avec chacun de vos collaborateurs et de fixer de nouveaux défis pour l’année qui vient de commencer. Cet entretien est avant tout un moment d’échange entre le manager et le collaborateur qui peuvent discuter ouvertement de leurs aspirations et établir ensemble un plan de progression pour la période à venir.
La préparation de cet entretien est essentielle afin de garantir son déroulement dans les meilleures conditions. Le rendez-vous doit être fixé suffisamment à l’avance pour que le manager comme le collaborateur ait le temps de se préparer à cette rencontre et que chacun puisse rassembler les idées qu’il souhaite partager lors de ce moment de discussion privilégié.
Préparation de la grille d’évaluation
En tant que manager, vous devez en amont élaborer une grille d’évaluation qui vous permettra d’évaluer les performances de vos collaborateurs. Cette performance est axée sur trois dimensions :
- Le savoir : les connaissance métiers nécessaires à la réalisation de ses missions.
- Le savoir-faire : la mise en application de ses connaissances.
- Le savoir-vivre : ses comportements individuels au sein de l’entreprise.
Cette grille devra être remise au collaborateur avant l’entretien (au moins 15 jours) afin qu’il puisse la compléter, le but étant de comparer vos différentes perceptions et attentes. Toutefois, il est important de noter que cette grille est un outil de progrès et non de sanction. La note finale pourra notamment servir de repère pour fixer une prime.
Début de l’entretien
La ponctualité du manager est le mot d’ordre. Le collaborateur doit se sentir en confiance et attendu. Dès les premiers instants, montrez-lui que vous êtes disponible et ouvert. Présentez-lui le déroulement de l’entretien en lui indiquant les points qui seront abordés et soulignez que cette rencontre a pour but de trouver ensemble des pistes d’amélioration afin de le mettre en confiance.
Bilan du collaborateur
Vous pouvez maintenant entrer dans le vif du sujet. Laissez la parole à votre collaborateur en lui demandant de faire le bilan de l’année écoulée et de détailler ses réussites ainsi que ses difficultés. N’hésitez pas à prendre des notes que vous pourrez ensuite utiliser pour alimenter l’échange.
Évaluation des compétences
Ensemble, le manager et le collaborateur comparent leur grille d’évaluation afin d’identifier quels sont les points forts et ceux à améliorer. L’évaluation de la performance de votre collaborateur repose en grande partie sur l’analyse des chiffres afin de mesurer les résultats obtenus et de les comparer avec les objectifs initialement fixés. Un logiciel de gestion commerciale avec des indicateurs de reporting commercial et d’analyse des ventes vous permettra également d’identifier les difficultés, d’en comprendre les causes et de chercher des solutions.
Bilan du manager
Vous devez faire preuve à la fois de synthèse et d’analyse : ne tombez pas dans le piège de pointer uniquement les points négatifs ou, au contraire, d’omettre d’en parler par peur de braquer votre collaborateur. Au-delà des résultats purement numériques, vous devez également évaluer le savoir-être du collaborateur au sein de l’entreprise. Est-il capable de travailler en autonomie ? De faire face aux imprévus ? Est-il ponctuel ? Engagé ? En analysant toutes les dimensions de la performance, vous pourrez définir ensemble les axes de progrès pour l’année à venir.
Nouveaux objectifs et plan d’action
Offrez à votre collaborateur la possibilité de partager avec vous ses projets professionnels et ses ambitions. Prenez le temps de discuter avec lui de ses éventuels souhaits d’évolution. Vous pourrez ainsi définir ensemble ses besoins de formation ou d’accompagnement, les planifier et fixer de nouveaux objectifs atteignables. Enfin, terminez en lui rappelant sa part contributive attendue et remerciez-le pour sa présence.
L’entretien annuel est le socle de la relation entre le collaborateur et son manager. Ce moment d’échange privilégié permet d’aborder en toute confiance les points positifs comme les points négatifs, de trouver des axes d’amélioration, de faire part de ses attentes et de définir de nouveaux objectifs.
L’utilisation d’un logiciel de gestion comme Manageo au sein de votre entreprise vous permettra de vous appuyer sur des indicateurs de performance afin d’identifier les difficultés de vos collaborateurs et de chercher ensemble des solutions pour optimiser leurs résultats.
