En tant qu’entrepreneur, dès que vous avez à rédiger votre première facture, vous faites face à une question décisive : logiciel de facturation ou Excel ?
Voici une petite comparaison : rédiger ses factures avec Word ou Excel, c’est comme faire de la route montagneuse en vélo ou en voiture Dans les deux cas, cela fonctionne, vous arriverez au sommet. Mais pas à la même allure ni en suant de la même façon !
Voici 6 raisons de pencher définitivement pour un logiciel de facturation.
1. Vos factures sont en permanence à jour
Un logiciel de facturation dispose d’un avantage crucial : votre facture est toujours à jour.
Si vous utilisez Word et Excel pour saisir vos factures, vous devez élaborer tout votre modèle vous-même et que vous vous assuriez en permanence que vos factures respectent les nouvelles règles édictées par l’administration fiscale, au fur et à mesure que le temps passe. Mais souhaitez-vous vraiment perdre votre temps à faire cela ?
2. Vous ne faites plus d’erreurs
Lorsque vous rédigez votre facture avec Word et Excel, vous devez saisir toutes les informations manuellement. Non seulement, cela prend du temps, mais le risque d’erreurs est accru. Un peu de fatigue, une cascade de factures à rédiger, suffisent à générer des erreurs.
Excel et Word ne vous poserons pas de problème si vous créez deux factures différentes en utilisant le même numéro de référence. Et avant que vous ne vous rendiez compte du problème, vous auriez probablement déjà envoyé la facture.
Quand vous créez une facture avec un logiciel de facturation, ces risques disparaissent. D’une part, parce que vos factures sont numérotées correctement et de façon automatique. Les montants sont pris automatiquement de votre catalogue de produits et services et tous les calculs (remises, TVA, totaux) sont fait par le logiciel.
3. Vous rédigez vos factures beaucoup plus rapidement
Le temps c’est de l’argent. En tant qu’entrepreneur, vous avez certainement des choses plus importantes à faire que de passer des heures à vous casser la tête sur votre facturation.
Pour une facturation facile, utiliser un logiciel comme Manageo vous permet de créer des factures en moins d’une minute. Comment cela fonctionne-t-il ? Encore une fois, grâce à l’automatisation des étapes. Par exemple, vous n’avez pas à entrer manuellement les coordonnées de votre client ou la description de votre produit. Il suffit en effet de les ajouter à votre facture grâce aux listes déroulantes.
Vous n’avez qu’à cliquer ensuite sur ‘envoyer’, et votre client reçoit la facture l’instant d’après, dans sa boîte de réception. Vous avez la possibilité de faire le suivi des ouvertures de votre courriel. Vous savez ainsi si le destinataire a lu votre devis ou votre facture. Très pratique pour les relances.
4. Vos factures sont ‘design’
Si vous voulez paraître plus professionnel auprès de vos clients, il faut que vos élaboriez des factures qui ont de l’allure. Avec Word et Excel, à part taper du texte et éventuellement entrer un logo, les possibilités sont assez limitées.
Un logiciel de facturation vous facilite grandement la tâche lorsque vous souhaitez concevoir des factures qui en jettent. Dans Manageo, vous pouvez choisir entre différents modèles de facture professionnels, télécharger votre logo, votre papier entête, sélectionner des couleurs, entre autre.
De cette façon, vos factures sont toujours au top !
5. Vous avez une vue d’ensemble de vos finances
Si vous ne devez produire que quelques factures par mois, vous vous souvenez probablement quels sont les clients qui doivent payer, et lesquels non.
Mais plus votre facturation se complexifie, plus il est difficile de garder la trace de toutes les transactions. Là, un logiciel de facturation facilite énormément un travail administratif habituellement assez lourd.
Vous pouvez voir d’un coup d’oeil quel client a payé et si l’échéance de telle ou telle facture est dépassée. Et vous pouvez agir en conséquence.
6. Devis, bons de livraison, avoirs : ce n’est pas fini !
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez bien entendu faire plus que seulement des factures. Vous pouvez par exemple créer des devis, générer des bons de livraison et des avoirs.
Alors qu’avec Word et Excel vous devez créer un nouveau document à chaque fois, avec un logiciel de facturation comme Manageo, vous pouvez simplement convertir vos devis en factures. Et générer un bon de livraison ou un avoir à partir de la facture en un clic.
Cela vous économise du temps et de l’énergie. Et pas qu’un peu !
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