Peu importe la taille de votre entreprise, le principe est le même : Il faut vendre pour survivre. Tout au long du processus de la vente vous allez devoir : Envoyer des devis, créer des factures, gérer les créances… Rencontrer des difficultés à gérer la procédure commerciale peut impacter directement les ventes.
Optimiser le fonctionnement de la gestion commerciale doit être parmi les préoccupations de chaque chef d’entreprise et utiliser un logiciel de facturation en ligne peut atteindre facilement ce but. Avec les avantages d’internet, tout manager peut créer un compte sur la plateforme en ligne et profiter du logiciel en tant que service selon son besoin, d’où la source du mot « software as a service ».
Voici les avantages que vous pouvez tirer d’un logiciel de facturation :
Simplifie la facturation :
Certains entrepreneurs sont encore résistants au changement et de plus en plus désorganisés par l’utilisation des modèles de factures d’Excel, un outil qui est bien utile pour des tâches autres que la facturation. Un logiciel de gestion offre un processus de facturation rapide et flexible qui facilite la création de vos documents commerciaux.
Plus besoin de se remémorer l’emplacement de votre dernière facture pour avoir son numéro, un logiciel de facturation regroupe toutes les factures au même endroit et leur accorde automatiquement des numéros successifs.
Accessibilité des factures :
Si vos collaborateurs passent souvent leur journée à rencontrer des prospects, à visiter des clients ou fournisseurs, alors vous avez surement besoin d’une solution flexible qui vous fait gagner du temps.
En ayant tout simplement accès à internet vous pouvez créer un devis, une facture, ou tout autre document commercial en seulement quelques clics peu importe où vous soyez.
Conformité aux normes :
Pour qu’une facture soit légale elle doit contenir certaines conditions : le numéro, les conditions, les coordonnées des deux parties… vous n’aurez plus besoin de vérifier si votre facture contient tous les champs obligatoires pour sa validité, un logiciel de facturation en ligne le fait automatiquement pour vous. Cela vous permet de vous faire gagner un temps qui n’a pas de prix.
Des documents commerciaux personnalisés :
Tout document envoyé à votre client reflète une partie de votre image, c’est pour cette raison qu’il doit être bien présenté et organisé. Avec un logiciel de gestion en ligne vous pouvez personnaliser vos documents commerciaux en ajoutant votre logo, vos conditions de vente… Cela donnera à votre facture un style à la fois créatif et professionnel. De plus, vous n’aurez plus besoin d’imprimer pour envoyer vos factures par courriel, vous pouvez vous épargner beaucoup de temps et les envoyer par email en un laps de temps.
Coordination avec votre comptable :
Dans le cas où vous externalisez votre comptabilité, vous avez tendance à contacter votre comptable pour lui envoyer vos factures. L’idéal serait d’accorder un accès limité à votre comptable sur vos factures pour lui faciliter la tâche et vous faire épargner du temps pour d’autres tâches plus importantes.
Une vue d’ensemble de votre activité commerciale :
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous aurez accès à un tableau de bord qui vous permet d’analyser l’évolution de vos documents commerciaux sur plusieurs mois, vos meilleurs clients et le chiffre d’affaires réalisé. De plus vous pouvez avoir une vue sur l’ensemble de vos factures payées et impayées. En utilisant un processus simple et efficace et sur la base des rapports vous pouvez contrôler en permanence votre activité et mettre en place votre stratégie d’une manière plus fluide et facile.
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