A l’approche du délai de la livraison d’un projet, nous avons tendance à entendre : « en raison de certaines circonstances nous n’étions pas dans la mesure de livrer le projet à temps ». Les délais, le budget et les ressources sont les principales contraintes dans la gestion des projets et le respect de ces éléments détermine réellement si un projet est réussi ou pas.
Afin de réussir un projet, et éviter d’inventer des excuses pour cacher certains problèmes, toute équipe doit être persévérante et bien organisée et doit connaitre les étapes les plus importantes pour planifier et mettre en œuvre son projet efficacement.
Si vous gérez souvent des projets vous ne devez pas négliger ces étapes :
Etape 1 : Définissez les objectifs
Avant de planifier un projet commencez par définir vos objectifs, déterminez ce que vous attendez de ce projet ou ce qu’on attend de vous, et surtout définissez quels sont les livrables et le budget nécessaire pour la mise en place de votre projet. Tout cela doit être écrit et communiqué à toute l’équipe ce qui ne laissera pas de place aux malentendus.
Etape 2 : Communiquez et partagez
Le manque de communication est parmi les raisons qui aboutissent à l’échec d’un projet. Communiquer avec les membres de l’équipe, partager les idées, respecter les points de vue et s’exprimer librement évitera plusieurs problèmes et conflits qui peuvent affecter le projet.
Une équipe est synonyme de partage d’informations et de coordination et lorsqu’un projet échoue ou prend du retard, le problème vient souvent de l’équipe qui, en raison d’un manque de collaboration et de communication n’a pas pu suivre l’avancement du projet.
Etape 3 : Pilotez votre projet avec des délais
On ne peut pas manger une baguette sans la découper en petits morceaux. Un projet doit être décomposé en tâches, et pour chacune un délai doit être estimé. Veillez à ce que chaque tâche du projet soit insérée dans un planning déterminant les délais et les dates de livraison. Si votre projet est piloté par les délais vous allez épargner des marges de temps suffisantes pour les imprévus ce qui n’influencera pas l’avancement de votre projet.
Etape 4 : Organisez les tâches selon leur priorité
En moment de l’insertion des tâches dans votre planning, vous pouvez les classer selon leur ordre de priorité. Nous sommes bien d’accord que toutes les tâches doivent être réalisées dans les bons délais, mais vous aurez souvent des tâches qui sont plus importantes ou qui demandent plus de temps que d’autres. C’est pour cela qu’il faut distinguer entre les tâches prioritaires qui doivent être réalisés dans les plus brefs délais et celles qui sont moins stratégiques.
Etape 5 : Affectez les tâches aux ressources
Parfois nous accordons un soin particulier à tout ce qui est matériel en oubliant la richesse humaine. Votre projet n’aura pas seulement besoin d’un budget et du matériel mais également à des collaborateurs. C’est pour cette raison qu’il est important de définir la liste de toutes les ressources essentielles à la réalisation du projet, et affecter chaque tâche à la ressource qui lui est appropriée.
Etape 6 : Assurez le suivi
Sans suivi il est inutile de parler de la gestion des projets. Parmi les choses importantes auxquelles vous devez veiller dans la réalisation de votre projet c’est le fait de contrôler et réviser au jour le jour son avancement pour détecter par la suite les retards, les tâches inachevées et tout ce qui peut être à l’origine d’une anomalie. De cette manière il sera plus facile pour vous de prendre les mesures de rattrapage nécessaires pour réaliser votre projet à temps.
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