Quel que soit votre secteur d’activité, je ne vous apprendrai rien en vous disant que le marché d’aujourd’hui est de plus en plus concurrentiel. Attirer et fidéliser les clients est un gros challenge. Les entreprises de toutes tailles doivent chercher des moyens d’économiser du temps et de l’argent. En effet, augmenter la productivité et améliorer le service pour leurs clients est primordial.
La mise à l’échelle de votre entreprise peut sembler impossible, mais l’un des premiers points de départ est la facturation. Trouver un moyen efficace de générer des devis et des factures, tout en gardant une trace des informations financières, vous permet de réaliser cette transformation. Plus important encore, tout cela vous permettra d’améliorer votre flux de trésorerie.
Malheureusement, les factures papier et la création de factures sur Excel ne sont pas les plus efficaces. Tant d’entreprises sont réticentes à passer à la facturation en ligne, même si cela pourrait sauver leur entreprise.
Parcourons ensemble les 10 avantages d’utiliser un logiciel de facturation :
1. C’est simple et rapide
Trouver un modèle de devis ou de facture, l’ouvrir et passer les 10 à 20 minutes suivantes à rechercher et renseigner les informations de votre client : adresse, numéro de facture et liste détaillée des produits ou services fournis.
Ce n’est pas la fin du monde ! Mais, lorsque vous envoyez plusieurs factures par jour ou par semaine, cela devient un processus long et répétitif.
Avec le logiciel de facturation en ligne, toutes les informations client sont enregistrées dans le cloud. Le nom et l’adresse du client, les modalités de paiement et le mode de paiement préféré sont sauvegardés et faciles d’accès.
Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter à votre compte et de sélectionner le client que vous souhaitez facturer. Vous entrez les services ou de produits que vous avez fournis. Sélectionnez une date d’échéance, cliquez sur envoyer et la facture arrive par voie électronique au client. Tout cela en une ou deux minutes.
En résumé, la facturation en ligne accélère non seulement l’ensemble du processus de paiement, mais elle est également incroyablement conviviale. Vous pouvez obtenir la configuration de votre compte et commencer à facturer les clients en quelques minutes avec une formation minimale.
2. Accès 24/7
Avoir un logiciel de facturation sur le cloud, cela veut dire que vous n’aurez plus jamais à vous soucier de perdre des factures ou des données clients. Tout est automatiquement enregistré et stocké en ligne. Il suffit de vous connecter à votre compte et tout ce dont vous avez besoin pour commencer à facturer vos clients est à portée de main.
Le Cloud vous permet de gérer les informations client et la facturation à partir d’une seule application. Vous pouvez utiliser votre PC de bureau, votre laptop, tablette ou smartphone. Ainsi, si vous ne pouvez pas vous rendre au bureau, que vous êtes chez vous ou en voyage – vous pouvez envoyer et gérer vos factures 24 heures sur 24 et 7 jours.
3. Automatisation
Probablement le plus grand avantage de la facturation en ligne est l’automatisation. Cela signifie que vous pouvez configurer des paiements récurrents pour les clients à long terme. Vous pouvez créer un modèle d’entreprise basé sur l’abonnement.
Le système d’automatisation envoie des rappels de suivi et de paiement pour les factures à venir et en souffrance. L’automatisation de ces tâches vous permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent et vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
4. Établir l’identité de la marque
Une solution de facturation basée sur le cloud peut renforcer l’identité de votre marque. Vous pouvez ajouter votre logo, votre palette de couleurs pour s’adapter à la charte de votre entreprise.
Vous pouvez également créer des messages personnalisés, tels que « Nous vous remercions de votre confiance !» ou ajouter des liens vers un contenu pouvant aider le client à résoudre un problème supplémentaire et donc de générer des ventes supplémentaires.
Cela peut sembler trivial, mais ces messages peuvent également améliorer votre marque. L’identité de votre marque démontre votre personnalité et votre expertise ; vous transmettrez ainsi une image plus moderne et professionnelle.
5. C’est sécurisé
Nous n’aimons pas beaucoup changer nos habitudes, il est donc facile de comprendre pourquoi certains peuvent résister à la facturation et aux paiements en ligne. Certaines entreprises ont l’habitude de créer et d’envoyer des factures papier.
D’autres prennent le train en marche du paiement en ligne parce qu’ils veulent libérer du temps pour leur cœur de métier. La sécurité doit toujours être une priorité. Un logiciel de facturation en ligne est sécurisé car il doit respecter certaines normes de sécurité.
6. Traiter avec beaucoup de devises et de langues
Nous sommes tous des « citoyens du monde » ces derniers temps grâce à la technologie. Un traducteur au Maroc peut facturer son client au Royaume-Uni. Un client en France peut vous commander des t-shirts.
Pour cette raison, les plates-formes de facturation basées sur le cloud permettent aux utilisateurs de sélectionner la devise et la langue de leur choix. Cela vous permet, à vous et à vos clients, de faire des choix qui n’étaient pas possibles auparavant. La facturation et les paiements dans le Cloud rendent l’accès au marché mondial beaucoup plus pratique.
7. Rapports en temps réels
Une solution de facturation cloud vous permet de tout sauvegarder. Vos devis, factures, reçus de dépenses et tous les autres documents connexes sont en ligne et dans un tableau de bord.
Ce tableau de bord crée un processus simple et rapide lors de l’analyse des rapports financiers.
Être en mesure de localiser rapidement toutes vos dépenses et vos recettes est pratique pour mesurer et optimiser l’activité de votre entreprise.
8. Livraison instantanée = paiements plus rapides
Comme indiqué précédemment, l’envoi des factures en ligne prend quelques secondes.
Vous n’allez plus attendre des semaines avant qu’un client reçoive, examine et renvoie une facture par la poste. Vos factures sont envoyées instantanément. Les factures envoyées de plus en plus vite signifient que le règlement est également reçu de plus en plus vite.
9. Réduire les erreurs et les conflits
Le traitement du papier comporte plusieurs étapes. Tout processus effectué par un humain est sujet à des erreurs humaines. Le traitement de montants de facturation incorrects ou l’envoi d’une facture au mauvais client n’arriveront plus.
Les erreurs retardent le processus de paiement. Ils peuvent également endommager la relation que vous avez avec un client. Les erreurs de facturation et les litiges peuvent vous coûter des milliers de dirhams à rattraper. L’envoi et les renvois sont un cauchemar.
La facturation en ligne calcule le montant total pour vous afin d’éviter les erreurs. Il ajoute les taxes et s’assure que le bon client est facturé. Même si vous faites une erreur, cela ne prend qu’une minute pour réparer et renvoyer.
10. Améliorer les relations avec la clientèle
Vous disposez d’une facturation précise, d’une méthode de paiement préférée, d’une apparence professionnelle et d’un renforcement positif de marque. Vous pouvez inclure ce message personnalisé que vous pensiez envoyer depuis un an – et ne l’avez pas fait. Il est beaucoup plus facile de faire en sorte que vos clients se sentent comme des VIP.
Renforcer la relation que vous avez avec vos clients les encourage non seulement à payer la facture à temps, mais elle peut également aider à générer des clients réguliers et des commandes plus importantes.
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