Face à la situation actuelle provoquée par la crise sanitaire, les entreprises doivent plus que jamais sécuriser leur trésorerie en surveillant les encaissements de près. Mais relancer les clients peut sembler une tâche délicate alors que la plupart des entreprises sont en télétravail et que certains clients font également face à des problèmes de trésorerie.
Toutefois, les impayés pèsent lourd sur la baisse de votre chiffre d’affaires et, en tant qu’entrepreneur, vous devez redoubler d’efforts pour survivre à cette période de crise. La solution ? Mettre en place une véritable procédure en vous aidant d’un outil de gestion performant pour gérer votre recouvrement.
Créer un scénario de relance
Dans un premier temps, il est essentiel de ne pas laisser la crise devenir l’excuse parfaite des mauvais payeurs et laisser de mauvaises habitudes s’instaurer. Vous devez prendre les mesures nécessaires pour vous prémunir des retards de paiement qui constituent un véritable fléau pour votre entreprise.
En utilisant un logiciel de gestion du recouvrement, vous avez la possibilité d’automatiser votre procédure de relance en programmant, par exemple, une relance par e-mail entre 5 et 7 jours avant l’échéance de la facture. Si le client n’effectue pas le paiement de sa facture à temps et qu’un retard est constaté, n’hésitez pas à le relancer dès la première semaine de retard.
Hiérarchiser les actions de relance
Dans le contexte de télétravail actuel, la mise en place de votre scénario de relance s’annonce une tâche ardue. Vous devez vous assurer d’envoyer le bon message à la bonne personne et au bon moment. Dans un monde idéal, toutes vos factures méritent d’être payées et vous devez relancer 100 % de vos clients débiteurs.
Mais aujourd’hui, la survie de votre entreprise est une question de calcul. Fixez-vous un niveau de trésorerie à atteindre et identifiez les créances à sécuriser en priorité. Déployez principalement votre énergie pour les créances aux montants les plus élevés.
Soigner la communication
Malgré les mesures exceptionnelles que requiert la situation actuelle, il est primordial de préserver une bonne relation client. Lors de votre courrier ou appel de relance, restez ferme dans votre demande tout en étant juste dans votre démarche. Veillez à la qualité de votre communication et discutez avec le client pour prendre connaissance de ses éventuelles difficultés.
Adaptez votre discours en fonction de la situation du secteur : si le client a mis la clé sous la porte, inutile de le menacer de le traîner en justice. Proposez-lui un plan de rééchelonnement jusqu’à obtenir une promesse de paiement. Face à certains débiteurs qui auront tendance à se servir de la crise comme d’une excuse pour ne plus vous payer, soyez plus ferme et faites-leur comprendre que votre service implique des coûts. Si ceux-ci font toujours la sourde oreille, suspendez vos services provisoirement.
Automatiser votre plan de relance client et de recouvrement permet d’éviter les oublis, de gagner un temps précieux et, dans certains cas, de sauver votre entreprise. Manageo vous propose un outil de recouvrement complet et performant vous offrant une visibilité totale sur vos impayés et vous permettant de superviser les opérations de recouvrement.
Son interface intuitive centralise toutes les informations de suivi dont vous avez besoin pour élaborer un plan de relance efficace. Libéré de certaines tâches chronophages, vous pourrez consacrer plus de temps à votre communication client, indispensable en temps de crise.
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