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Les documents comptables indispensables pour un commerçant

En comptabilité, il y a des documents qui sont incontournables pour tous les commerçants, et même obligatoires.

Au Maroc c’est la loi n° 9-88 qui régit l’ensemble des obligations qu’un commerçant doit avoir pour être conforme d’un point de vue juridique et fiscal.

Au-delà de leur usage primaire, ces documents garantissent une conformité avec les bonnes pratiques de l’entreprise juridiquement parlant. Il est donc important pour un commerçant de travailler de manière conforme avec ces documents comptables.

Pour être transparent dans sa fiscalité, chaque écriture comptable doit avoir sa pièce justificatrice.

Les documents comptables sont essentiels pour répertorier et classer l’ensemble du flux financier pour une entreprise. Mais aussi, pour démontrer avec des justificatifs, les différentes opérations réalisées par l’entreprise pour son bilan de la fin d’année.

Les documents comptables ont les fonctions suivantes :

  • Traçabilités des opérations comptables
  • Justification des opérations pour que l’entreprise soit transparente en cas de contrôle fiscal.
  • Connaître les éléments actifs et passifs de l’entreprise
  • Lister toutes les opérations comptables pour le bilan de fin d’année.

Nous allons voir ensemble dans cet article, les différents documents incontournables dans chaque entreprise.

1. Le grand journal

Il se présente comme un journal qui liste de manière détaillée, toutes les opérations comptables d’une entreprise. Les opérations sont ainsi classifiées de manière chronologique, tout au long de l’exercice comptable. Le grand journal est un document légalement obligatoire et indispensable pour un commerçant. Il retrace toutes les activités du patrimoine de l’entreprise.

Chaque opération enregistrée dans le grand livre inclut les éléments suivants :

  • La date
  • Les identifiants des comptes débiteurs ou créditeurs
  • Une description concernant chaque opération

Le grand journal contient d’autres journaux liés à celui-ci comme par exemple : le journal des ventes, le journal des achats…

2. Le grand livre

Ce document regroupe l’ensemble des mouvements par compte selon une nomenclature très précise. On peut le diviser en deux comme suit :

  • Un grand livre général
  • Un grand livre auxiliaire

Chaque compte doit obligatoirement avoir les éléments suivants :

  • Le numéro du compte ainsi que son intitulé
  • La date et la preuve concernant la conformité de l’opération
  • Le journal duquel est issu l’opération concernée
  • Le solde du début et fin de l’exercice comptable
  • Le débit et le crédit de chaque opération durant l’exercice comptable

3. Le livre d’inventaire

Ce livre regroupe de manière répertoriée l’ensemble des éléments en actifs et en passifs détenus par l’entreprise. Il est impératif que le livre d’inventaire soit détaillé pour éclairer et justifier les postes du bilan comptable.

Le livre d’inventaire doit en rigueur être cotés et paraphés ordinairement par le greffier du tribunal. Chaque livre, idem pour celui d’inventaire, reçoit un numéro répertorié.

Chaque élément est décrit en valeur et en quantité. Ce livre d’inventaire est dressé une fois par an.

4. Le bilan comptable

Le bilan passe en revue tous les éléments actifs et passifs de l’entreprise durant une année comptable. Il est composé d’une colonne « actif » à gauche, et d’une colonne « passif » à droite.

Pour les éléments actifs, ils sont subdivisés en actif corporel, actif incorporel, et enfin actif financier. Parmi les actifs qui peuvent figurer sur un bilan comptable, on peut citer les éléments suivants :

  • Les créances
  • La trésorerie
  • Les avances et acomptes
  • Les stocks
  • Les valeurs mobilières

Les éléments passifs représentent les endettements de l’entreprise. Ce sont des sommes que l’entreprise doit à d’autres structures :

  • Dettes financières envers des tiers ou fournisseurs
  • Apports en capital
  • Emprunts divers

5. Le compte de résultat (CPC)

Le compte de résultat reprend la totalité des produits et charges concernant l’entreprise sur un exercice afin d’en tirer le résultat net d’impôt. Au Maroc c’est un document indispensable pour les chefs d’entreprise. Il est considéré comme un état de synthèse pour savoir si une entreprise est performante ou pas.

Pour que ce dernier soit net, les produits doivent être supérieurs aux différentes charges. On parle dans ce cas de bénéfice, et dans le cas contraire, il s’agit de déficit. Ce résultat net d’impôt est l’ensemble des recettes abouties par l’entreprise et peut être un moyen fiable pour mesurer sa solvabilité. En effet, l’état du compte de résultat peut être un bon indicateur pour connaître l’évolution d’une entreprise (si elle est en croissance ou non).

Le compte de résultats comprend trois catégories :

  • Les charges d’exploitation : Ce sont des charges fixes et variables qui régissent l’entreprise et son milieu. On parle plus spécifiquement de charges liées à la location, frais de publicité, acquisitions de marchandises et manière première, achats de fournitures, redevances, dotations, amortissements…
  • Les charges financières : On parle ici de dotations aux amortissements, les provisions d’exploitations, les intérêts bancaires, impôts et taxes.
  • Les charges exceptionnelles : ce sont surtout des remboursements perçus de la part de l’entreprise.

Ainsi, le CPC peut permettre aux décideurs de connaître les axes d’amélioration pour leur entreprise, pour un pilotage plus réfléchi. Ce document permet de perfectionner les points lacunaires qui peuvent impacter une entreprise lors d’un exercice comptable lors d’une période spécifique.

6. La balance comptable

C’est un tableau qui retrace tous les comptes de l’entreprise sur une période donnée. La balance comptable est constituée de six colonnes et doit absolument être équilibrée.

Ce document comptable capital est constitué de trois sous-balances qui constituent la balance comptable :

  • La balance générale : Elle regroupe tous les comptes de l’entreprise selon la numérotation du plan comptable. La balance générale donne une visibilité du solde propre à chaque compte. On peut y trouver les éléments suivants : le libellé de chaque compte, son numéro, le total des débits et crédits et enfin le solde.
  • La balance auxiliaire : Elle mentionne exclusivement les comptes fournisseurs ou les comptes clients.
  • La balance âgée : Elle reprend les éléments de la balance auxiliaire mais avec plus de précisions et de détails. Cette balance liste les créances et les dettes avec leur échéance de paiement respective. La balance âgée vient renforcer généralement la balance auxiliaire en explicitant ses intitulés.
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