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Les 5 étapes fondamentales pour mieux gérer vos projets

On parle de projet lorsqu’il y a un ensemble d’actions à entreprendre pour répondre à un besoin bien défini dans des délais fixés. Donc, un projet est par définition temporaire avec un début et une fin, mobilisant des ressources (humaines et matérielles) durant sa réalisation. Un projet fait également l’objet d’une budgétisation de moyens et d’un bilan où l’on doit présenter les résultats attendus du projet, appelés «livrables».

Une fois que l’on s’est mis d’accord sur ces piliers constituants le projet, il nous reste la conduite du projet dont la difficulté réside en grande partie dans la multiplicité des acteurs et des moyens qu’il mobilise. En effet, l’expression du besoin et la satisfaction de ce besoin sont portés par des acteurs généralement distincts. Donc, il est nécessaire de s’assurer tout au long du projet, que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes du «client». Manageo a relevé le défi d’expliquer le management de projet en 5 étapes. On vous dit concrètement comment planifier un projet de A et Z et bien suivre votre avancement sur la réalisation des objectifs :

Étape 1 : Le Découpage du projet

Si l’on doit identifier une seule méthode/outil que les chefs de projet se doivent de maîtriser parfaitement, ce serait sans doute la Structure de Découpage de Projet (WBS : The Work Breakdown Structure). Dans la communauté de management du projet, il y a deux vues dans la mise en place d’un WBS :

  • Se concentrer sur l’identification des tâches qui sont nécessaires pour accomplir le projet. En identifiant les activités, on est capable de produire l’échéancier de chaque tâche et donc l’échéancier global du projet.
  • Se concentrer sur l’identification de tous les livrables qui doivent être produits par l’équipe projet. Chez Manageo, on est partisan de cette dernière vue. Car en travaillant sur la définition de tous les livrables, nous sommes capables de produire une liste des éléments à fournir pour projet.

Commencez donc à lister tous les livrables de votre projet, et soyez très critique vis-à-vis de cette liste : pour chaque livrable, demandez-vous toujours Qu’est ce que j’ai besoin de faire pour pouvoir produire cela? De quoi ai-je besoin? Et pour combien de temps ? En procédant de cette manière, vous trouverez, facilement par déduction et par induction, les tâches à réaliser, tout au long du projet.

Étape 2 : L’ordonnancement des tâches

Maintenant que vous avez identifié tous les livrables de vos projets et que vous en avez déduit la liste des tâches à réaliser, il faut relier ces tâches entre elles, les ordonner. C’est-à-dire qu’il faut définir, pour chaque tâche, toutes les tâches qu’il faut réaliser en amont, avant de pouvoir exécuter cette dernière.

Il est important également de prendre en compte les contraintes de délais qui peuvent s’appliquer à certaines liaisons. Par exemple, si vous mettez la dalle d’une toiture, la tâche peut vous prendre 2heures. Mais pour attaquer la seconde tâche qu’est « Peindre la toiture », il faut attendre 10 heures pour que la dalle sèche.

Étape 3 : Mise en place d’un échéancier réaliste et souple

L’échéancier est l’un des fondamentaux de la conduite du projet. Il est donc primordial de se donner des échéances pour terminer chacune des tâches du projet. Cela ne consiste pas à s’enfermer dans le carcan d’un horaire rigide, mais plutôt à se fixer une plage et une limite dans le temps au delà de laquelle on sait que l’on commencera à prendre du retard.

L’échéancier n’est pas un horaire que l’on s’impose avec des tâches précises à des heures fixées d’avance (et qu’on respecte rarement), au contraire l’échéancier laisse le loisir de passer d’une tâche à l’autre en fonction des envies du moment et des disponibilités. C’est un outil de gestion plus souple et plus respectueux du fonctionnement humain.

Le module Projet de Manageo vous permet de gérer votre échéancier de façon collaborative et d’une manière souple, ce qui vous permettra de savoir exactement où vous en êtes quant à la réalisation de vos Livrables.

Étape 4 : Définition et affectation des ressources

Concrètement, vous devez dresser la liste des ressources que demandera la réalisation de toutes les tâches du projet. Ces ressources peuvent être humaines ou matérielle.

Il ne suffit pas de lister vos ressources, il faudra également établir les contraintes de disponibilité ou de charge maximale qui lui seront propres. N’oubliez donc pas de définir leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos ainsi que la part de leur temps qu’elles pourront consacrer au maximum sur une tâche. Par exemple, on peut imaginer une ressource humaine qui ne travaille que 5 jours par semaine, mais qui ne sera disponible pour le projet que 2 heures par jour et qui ne passera que 50% de son temps à la réalisation d’une tâche. Pour une bonne gestion de ces ressources, il faut donc tenir compte de toutes ces contraintes.

Une fois que vous avez votre liste des ressources, il faut pouvoir les affecter aux services des différentes tâches, de manière à optimiser leur disponibilité et leur rendement, pour cela il faut :

  • Identifier et protéger les ressources clés – ou critiques : L’enjeu est de garantir la prise de décision au niveau du portefeuille et gérer les priorités sur les projets au niveau opérationnel.
  • Coordonner les besoins en ressources : Il faut installer une certaine coordination entre les chefs de projets pour leurs demandes des ressources disponibles.
  • Prévoir des prestations sous-traitées : Définir pour chaque projet les activités externalisées et le mode de relation avec les fournisseurs et remonter les informations aux différents niveaux de l’organisation.

Étape 5 : Assurer le suivi du projet

C’est maintenant que démarre la conduite de projet à proprement parler. Ce que nous avons fait jusqu’à présent relevait plutôt du management de projet. Le point principal est d’établir un planning, de le faire vivre et de le réviser au jour le jour. Vous serez alors en mesure de voir ce qu’un changement au niveau d’une tâche implique quant à la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures de rattrapage nécessaires. J’insiste : le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien.

Pour le suivi de votre projet, Manageo vous propose un espace de travail collaboratif vous permettant de gérer vos projets et d’optimiser l’utilisation des vos ressources.

Vous pouvez accédez en temps réel à l’ensemble des informations d’un projet, suivre le fil des discussions, laisser des commentaires ou ajouter de nouveaux collaborateurs sur un projet. En un clic, Manageo vous permet d’organiser vos réunions et de lancer vos invitations aux collaborateurs concernés. Rédigez directement vos comptes rendus sur l’application et partager-les.

Vos collaborateurs recevront quotidiennement un mail de notification pour leur rappeler toutes leurs tâches en cours. N’attendez plus et découvrez par vous-même toute la richesse fonctionnelle du module Projet de Manageo, en créant un compte gratuitement.