Selon les statistiques, chaque année, une entreprise sur cinq risque de mettre la clé sous la porte à cause de ses impayés. Non pas à cause d’un business plan inadéquat ou d’un manque de client, seulement à cause de ce qui est dû. Toutes les entreprises sont concernées par ce problème, mais plus la structure est petite, plus les conséquences seront graves en cas de règlements non honorés par les clients.
Et donc si vous êtes une TPE/PME, vous devez répondre à une question de survie : Comment gérer le recouvrement des impayés clients ? Pour réduire les risques des impayés, une stratégie de recouvrement s’impose, alliant des démarches préventives et des procédures de recouvrement bien établies et connues de tous, en interne, de la part des clients et des partenaires. Manageo partage avec vous ses 5 réflexes que vous pouvez adopter pour vous prémunir contre les impayés.
1- Renseignez-vous au préalable sur vos clients
Commencer par rassembler des informations concernant vos partenaires commerciaux avant d’officialiser votre relation est un impératif de gestion. N’hésitez pas à utiliser le bouche à oreille qui fonctionne parfaitement, car rien ne se cache dans l’univers entrepreneurial.
Il existe également des instruments comme, le registre du commerce, le cadastre, les banques et les agences de renseignements commerciaux, qui permettent de se faire une opinion sur l’endettement de vos futurs clients, sur leur solvabilité, sur les pouvoirs réels et la situation de leurs dirigeants.
Il est important de noter que ces informations doivent être régulièrement mises à jour puisque la solvabilité d’un client peut évoluer rapidement.
2- Exigez un acompte
Pour limiter le risque des impayés, vous pouvez demander le versement d’une somme à la signature du contrat, 10 à 30% par exemple du montant total de la facture. Faites figurer cette exigence clairement dans vos conditions de vente. Et faites attention, si cet acompte est un chèque, avant de finaliser votre livraison, assurez-vous de vérifier l’état du compte de votre client.
En guise d’exemple, le premier versement peut avoir lieu au moment de la prise de commande, suivi d’un deuxième en cours de prestation, le solde étant versé à la livraison. Si le client refuse de payer l’acompte, il faut se demander pourquoi ? Des raisons que l’on peut facilement remonter aux dirigeants ou à la comptabilité si l’entreprise est équipée d’un CRM complet tel que Manageo CRM.
3- Rédigez correctement vos documents commerciaux
Bien rédiger vos documents contractuels avant la vente ou la prestation de services est essentiel pour se faire payer. Voici quelques pratiques simples à mettre en place et qui auront un impact concret sur le volume de votre recouvrement :
- Il est impératif d’éditer un bon de livraison, c’est un document qui atteste que l’on a bien respecté la date de mise à disposition de la marchandise ou que l’on a bien expédié celle-ci.
- Faites signer les devis et les bons de commande pour les clients à risque, si vous êtes amenés à engager une procédure de recouvrement, ils serviront à prouver que la commande à été émise.
- Il est obligatoire de communiquer sur vos Conditions Générales de Vente (CGV), sur les Bons de Commandes et les devis, pour tout client qui en fait la demande.
- Rédiger correctement la facture et l’adresser au client au plus tard à la livraison de la marchandise. Pour éditer et envoyer rapidement vos factures, il est primordial de mettre à la disposition de vos équipes de vente un logiciel de facturation simple et intuitif.
4- Procédez au recouvrement amiable de vos impayés
Dans les cas d’impayés qui dépassent largement la date d’échéance, il ne faut surtout pas rompre le contact avec votre client. Rester en contact, vous permettra de proposer des issues afin de trouver rapidement une solution à ce problème, éventuellement sous forme d’arrangement amiable, avant d’entamer les actions de recouvrement.
En cas de retard de paiement, vous devez procéder au recouvrement amiable de vos impayés en respectant une procédure précise :
- Envoyez d’abord une simple lettre de relance à votre client: en guise de rappel de la somme que vous lui devez.
- Si vous n’avez de retour, envoyez ensuite une lettre recommandée plus sérieuse, avec accusé réception et une mise en demeure de payer : Elle représentera une sommation de payer avant poursuites. Dans cette lettre, vous pouvez préciser un nouveau délai de règlement, au-delà duquel vous serez obligés de procéder au contentieux juridique.
5- Procédez au recouvrement judiciaire de vos impayés
Si vous êtes à cette étape-là du processus, cela veut dire que le recouvrement amiable n’a pas donné de résultat. Vous pouvez donc procéder au recouvrement judiciaire :
- Commencez d’abord par envoyer une lettre d’injonction de payer en adressant avec les justificatifs (facture, lettre de relance, mise en demeure,…) par courrier simple au Greffe du Tribunal de Commerce.
- La deuxième étape consiste à procéder à une assignation en référé-provision (Procédure courte de 15 jours à un mois. Cette procédure vous garantit l’obtention d’un premier versement sur le total de la somme due.
- Et comme dernière étape, vous pouvez procéder à l’assignation en paiement. Cette procédure est plus complexe et nécessite l’intervention d’un avocat. Le juge du Tribunal statuera lors de cette comparution entre les parties, sur les modalités du paiement de la dette.
Conclusion
Il est évident qu’il n’existe pas de solutions miracles pour éviter les impayés, mais il existe des moyens et des outils pour les limiter et mieux les gérer. Et s’il y a un moyen qui peut faire la différence, c’est de s’équiper d’un logiciel de gestion en ligne tel que Manageo, qui vous offre un système de facturation simple et puissant vous permettant d’éditer vos factures, de les personnaliser, de les envoyer au client en quelques clics et de pouvoir les relancer automatiquement.
Manageo vous permet également de voir en temps réel le volume global de vos impayés et donc d’être alerté le plutôt possible quant à l’état de votre trésorerie. Ce logiciel de gestion a la particularité d’offrir un CRM intégré avec le système de facturation. Pour centraliser l’information et enrichir vos fiches clients par des informations, entre autres, comme le volume global de leurs impayés.
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