4 conseils pour améliorer la productivité

Peu importe si vous êtes un entrepreneur ou un chef de projet, à un moment donné, nous devenons obsédés par la productivité. Nous devons trouver des façons différentes de collaborer avec des collègues et, sans aucun doute, cela peut s’avérer être un sérieux défi. Gérer une équipe est une tâche assez difficile, vous ne pouvez donc pas simplement la négliger et vous fier aux méthodes traditionnelles pour améliorer votre productivité et … votre moral.

La responsabilité de l’équipe est toujours partagée, mais à la fin du jour, le manager / leader devrait être capable de diriger l’équipe vers des résultats optimaux. Malheureusement, il y a des chefs de projet qui préfèrent gérer leurs équipes en se concentrant uniquement sur les résultats finaux.

Cela vient, en partie, du fait que les chefs de projet mesurent souvent le succès d’une manière très brute. Si un projet est terminé à temps, c’est considéré comme un triomphe. Le chemin n’a pas d’importance. Ce qui compte, c’est le résultat. C’est l’une des raisons principales pour lesquelles une bonne partie des employés sont désengagés et sont moins disposés à investir de l’énergie dans l’accomplissement des objectifs organisationnels.

Selon mon expérience, il n’est pas très difficile de garder vos employés heureux et efficaces. Cependant, il semble extrêmement pénible pour la grande majorité des chefs de projet / entrepreneurs de créer une atmosphère d’équipe amicale et très productive. En fait, il existe différentes façons d’améliorer la productivité et cela peut se faire en appliquant quelques astuces simples. Voici quelques conseils qui ont très bien fonctionné dans notre entreprise :

Brisez la hiérarchie. Ne soyez pas un patron. Sois un leader.

Être chef de projet ou fondateur ne veut pas dire que vous pouvez faire ce que vous voulez et que tout le monde doit obéir. C’est la plus grosse erreur qu’un leader puisse faire. Le rôle du dictateur fera de vous la personne la plus détestée. Cela créera un énorme fossé entre vous et vos employés / collègues. C’est l’étape où le désengagement commence. À moins que vous ne souhaitiez transformer votre équipe en un groupe de personnes qui travaillent sans passion et enthousiasme, brisez la glace.

Alors, comment améliorer la productivité à travers la hiérarchie ?

Inclure tout le monde dans les discussions et écouter n’importe quelle opinion sans juger grossièrement. En d’autres termes, « respect des personnes ». Faites en sorte que les employés se sentent comme des décideurs et n’ayez pas peur des critiques. Être un leader ne signifie pas que vous avez toujours raison. Cela signifie que vous devez garder votre équipe motivée et enthousiaste au sujet de son travail. C’est facile à dire, mais agir comme un vrai leader (pas comme un patron) est l’un des moyens les plus efficaces d’améliorer la productivité. Le bon manager devrait pratiquer un style de leadership partagé, où il est considéré comme un égal par les autres membres de l’équipe, mais pas comme un méchant.

Les bonnes personnes ne sont pas seulement cruciales pour l’entreprise, elles sont l’entreprise: les trouver, les inspirer et les retenir est l’un des défis les plus importants auxquels un leader doit faire face.

Richard Branson

Abandonnez le multitâche. Vous avez besoin de focus.

Le concept de multitâche a été largement discuté au cours des dernières décennies. Certains le soutiennent, d’autres non. Une chose est sûre, le multitâche est une exigence de la haute direction. Les cadres et les dirigeants considèrent souvent le multitâche comme un outil permettant d’atteindre autant d’objectifs que possible simultanément.

Vous ne pouvez pas augmenter la productivité dans votre entreprise si vous faites en sorte que votre équipe effectue plusieurs tâches en permanence.

Les intentions derrière le multitâche sont très souvent liées au désir de résultats meilleurs et plus rapides. Ironiquement, ce que le multitâche apporte est l’inverse. La raison principale de ceci est que si vous appliquez le multitâche, vous chargez votre équipe avec beaucoup de différentes tâches. Respectivement, l’accent commence lentement à s’estomper et les délais commencent à être dépassés. En même temps, de nouveaux projets arrivent et, avant que vous vous en rendiez compte, vos employés sont surchargés de travail et rien ne se passe comme il se doit.

La surcharge de travail se transforme souvent en épuisement professionnel, l’un des plus grands ennemis de la productivité.

Si vous créez un flux de travail fluide et ciblé, votre équipe sera moins stressée et plus productive. De cette façon, les projets seront terminés beaucoup plus rapidement et mille fois plus efficacement.

Optimisez les réunions. Améliorez la productivité.

J’ai travaillé pour une grande entreprise pendant un certain temps et notre directeur se demandait toujours comment augmenter les niveaux de productivité de notre équipe. En même temps, il y avait des jours où nous étions en réunion 90% du temps. Et ces occasions n’étaient pas rares.

Nous devons admettre que l’un des plus grands ennemis de la productivité est le nombre incalculable de réunions. Ils sont un élément essentiel de la gestion de projet et un outil majeur pour les chefs de projet pour rester à jour, mais il est important que les réunions inutiles soient retirées du processus de travail.

Les réunions devraient être utilisées pour discuter des étapes futures et des problèmes émergents, et non pour débattre des tâches déjà bien connues ou achevées. De telles sessions sont souvent considérées comme une perte de temps.

D’un autre côté, certaines entreprises ne tolèrent absolument pas les réunions. Dans les entreprises où les réunions sont rares, les membres de l’équipe peuvent lentement perdre le sens du progrès commun et du statut des projets. De cette façon, vous pouvez arriver à un point où un membre de l’équipe ne sait pas sur quoi les autres travaillent, ce qui nuira considérablement à la productivité de votre équipe.

Au lieu de faire un nombre incalculable de réunions ou de les ignorer, vous pouvez essayer de tenir des réunions hebdomadaires. Ce sont des sessions de courte durée, où tous les membres de l’équipe partagent ce qu’ils ont accompli la semaine d’avant, sur quoi vont-ils travailler et quels sont les obstacles possibles. De cette façon, toute l’équipe sera sur la même page.

Ne faites pas d’hypothèses. Communiquer.

Il ne fait aucun doute que de bons résultats peuvent être obtenus grâce à une communication active. Les hypothèses sont inacceptables et créent des confusions.

Je parie que tous seront d’accord pour dire que les projets sont des tâches complexes qui comprennent de nombreux éléments tels que les objectifs, les échéances, les priorités, etc. Pour réussir dans la gestion de projet, assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même page. S’il y a des malentendus, effacez-les grâce à une communication active.

Faire des hypothèses n’améliorera pas la productivité de vos collaborateurs. Cela créera seulement des idées fausses, ce qui ralentira la réalisation de n’importe quel projet ou tâche.

Votre équipe n’a pas besoin d’attendre la prochaine réunion pour partager ses préoccupations, ses obstacles ou ses questions. Encouragez votre équipe à utiliser des outils de collaboration en ligne et à communiquer plus souvent par souci de clarté et d’efficacité. Assurez-vous simplement que tous les membres de l’équipe comprennent clairement qu’ils n’ont pas à interrompre constamment leurs collègues. Trop de distractions et de changement de contexte mènent à une faible productivité. Alors, trouvez l’équilibre.